构建结构化思维方式,练就职场汇报真功夫

发布者: astak 原作者: 余世鹏来自: 新快报赚钱2017-5-15 10:35

行业快讯
“一言不合就遭否”,并不是你工作能力差,而是思维不开窍。

在正式严谨的职场中,上下级之间,甚至是跨部门跨行业的工作汇报与方案陈述不少见。但很多时候,我们通宵达旦赶出的报告成果,却因汇报时个人表现不给力而惨遭否决。其实,“一言不合就否掉”,并不是你工作能力差或报告本身不过关,而是在表达的思维技巧上,你还有缺点。即是说,你尚未构建起结构化的思维方式。

也许你会问:结构化思维方式就这么有魅力?它能不能让领导舒服地get到我的重点,并且认可我?如何才能学会这一本领呢?那就且看本期管理沙龙,思维表达训练专家、国家一级人力资源管理师王清莹老师一一为你解答。

克服“遗忘”,把知识转化为洞见

“You listen,you forget;you watch,you remember;you do,you understand。 ”王清莹首先借用富兰克林的名言,道出知识转化的本质——知识学习不能停留在“听”与“看”的表层,而要落实到实践与应用中,这样理论知识才能转化为智慧洞见。

根据美国缅因州的国家训练实验室提供的学习效果“金字塔分层”图显示,“听”只能保留20%的知识;“听与看”相结合可以保留50%,但学以致用并相互探讨,知识保留可高达90% 。

王清莹表示,要更好地把知识转化为洞见,就要克服“遗忘”这一学习障碍。根据艾宾浩斯遗忘曲线,知识学习之后的20分钟之内是遗忘速度最快的,所以尽可能地在初次学习之后进行及时的复习与回顾。而遗忘背后是我们的思维习惯,这也会影响到学习效率。

“知道各种道理,却仍过不好此生,其实就是知易行难。”王清莹指出,人的思维习惯其实和左右脑运用有关。如何知道我们是习惯左脑思考还是右脑思考呢?王清莹说,从一个生动有趣的游戏便可知——自然、随意地左右手合拢,如果是右手拇指在上,就是倾向于左脑思考,反之则是右脑。左脑又叫“科学脑”,善于分析判断推理,抽象性思维。右脑擅长于图形音乐韵律节奏、想象力,直觉灵感,感性,又叫“艺术脑”。知晓自己的用脑习惯,适当地进行练习与开发,就可以提升思维能力。


搭建结构,站在对方角度充分论证

在讲述思维模式基础上,王清莹为学员道出了构建结构化思维方式的“秘密”。

“结构化思维具有‘利他性’与‘讲理性’特征。”王清莹指出,无论是汇报工作还是晋职演说,信息的传递其实是一个从“编码到解码”的过程,讲述者与听者都有着力求“言简意赅、删繁就简”的诉求。因此,作为讲述者一方,要站在对方角度出发,在充分的观点论述与数据佐证基础上,把涉及到的要素说清楚,一次性完成“编码—解码”过程,既减少对方重复发问的机会,也提升自身的表达效果。

但如何才能做到言简意赅、充分表达呢?王清莹表示,那就要学会表达的三个要素了。

何为表达的三要素?即是“思想”、“结构”与“修辞”。无论是东方文明中的孔孟老庄,还是西方文明起源的苏格拉底与柏拉图,这些先哲的智慧能够流芳百世,其实都是深谙“表达之道”的。

王清莹指出,富于思想性的表达必然是智慧的体现,但这要靠个人阅历与阅读积累。而表达的结构化,往往能够在工作汇报与信息传递中起到言简意赅、删繁就简的效果。同时,在平时记录当中,不需要记下每一句话,只需要记下关键点,然后形成思维导向的框架图即可。而修辞的润色方面,王清莹指出,这不仅是出于提升美感考虑,更重要的,是把程序性语言要转化为陈述性语言,更好地达到信息沟通与传播效果。


四个原则,结论先行但需避免空洞

结构化思维要遵循的4大原则,分别是“结论先行”、“上下对应”、“分类清楚”、“排列逻辑”。首先,“在职场严谨的工作场合,一件事情往往有着相当复杂的因果链条,要想在上下级沟通与汇报中起到相应的效果,首先要做到结论先行。”王清莹指出,一篇文章或报告一次应只有一个思想,并出现在文章开头。但是,结论先行并非泛泛而谈的空洞陈述,而是有思想有结论的明确结论。

在结论与分论点的论证过程中,要做到“上下对应”。即是说,上一层次的思想都必须是其下一层次思想的概括。“上下对应”是结构化思维的直观体现。与杂乱无章的观点堆积相比,表达者传递出的思维秩序感,更容易打动听众。

此外,结构化思维还要遵循“分类清楚”原则,即是每组中的思想必须属于同一个范畴。这其实是麦肯锡公司提出的“金字塔原理”所遵循的“mece”原则,同一层面的事情表述要做到穷尽所有,同时要学会独立,不遗漏不重叠。当然,各个分论点之间,也根据条理清晰的逻辑顺序进行组织排列。


★知识要点

活用SCQA,让汇报眼前一亮

所谓“SCQA”叙事结构,就是在日常的汇报工作中,遵循“背景-冲突-疑问-解答”的行文路径。这在产品创新、方案陈述,甚至是投资项目的路演,都可起到很好效果。“在方案陈述中加入背景情况,在引出现实冲突中引起疑问,在不得其解中再推出你的解决方案。”王清莹指出,情境冲突越强烈,就越有期待感。上司领导或投资者往往很忙,要在短时间内浏览多份雷同方案,与平铺式的直白陈述相比,“SCQA”的叙述结构能够让人眼前一亮,往往成为汇报者制胜的秘密武器。

作者:余世鹏
来源:新快报赚钱(ID:XKB_ZQ


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